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電話代行のお話

折り返し電話をかける際に気を付けること。2017年06月08日

前回折り返し電話をかける時間帯についての注意点をお話ししました。今回は実際に折り返し電話をかける際に気を付けなければならないことについてお話していこうと思います。

折り返し電話をかける相手方は自分に用があって電話してきた人なのでくだけた話し方をしてしまう人もいるかもしれませんが、この場合も言葉遣いなどは相手に失礼のないように注意しましょう。相手が自分の知っている人であろうと知らない人であろうときちんと自分の名を名乗り、電話に出られなかったことを謝罪して用件を聞くようにしましょう。

そして折り返し電話をかけたが相手が不在だった場合、もしかしたら相手がクライアントや目上の人物である可能性もありますのでなるべく向こうに更なる折り返し電話をかけてもらうのではなく、都合のいい時間帯を聞いて事後に再度自分から電話をかけ直すようにするべきです。

ただ急ぎの用件の場合は迅速に連絡を取る必要がありますので相手に電話してもらうように依頼するようにしましょう。

また、自分に電話がかかってきた際、電話を受けた人が用件を聞いている場合があります。このような場合は相手がどういった用件で電話してきたのかあらかじめ知ることができますので折り返しの電話をかける前に調査するなり資料を揃えるなりしてその用件に応えるための準備をしておきましょう。

折り返し電話は早くかけ直せばよいというものではなくタイミングや気遣いが大切です。相手に失礼のないよう気を配りつつ落ち着いて電話するようにしましょう。


株式会社アイ・エム・エスの電話代行サービスは、受付窓口にとどまらず、あらゆるニーズに応え、クライアント企業の経営に大きく貢献する大切な使命と支援を作り上げています。業務の効率化のために電話代行サービスを利用したいとお考えの方、東京・大阪でオフィスを構えたい方や営業所・支店を開設するための準備室をお探しの方、はぜひお気軽に当社にお問い合わせください。

折り返し電話は注意して行いましょう。2017年06月01日

電話代行サービスを利用していると基本的に電話をかけてきた相手に後から折り返し電話をかけることがほとんどだと思います。電話代行サービスを利用していなくても会議中だったり移動中だったり他の電話に出ていたりして自分にかかってきた電話に出られないということはよくあることです。
その折り返し電話も注意して行わないとマナー違反になりトラブルに発展してしまう危険があります。

まず注意しなければならないのは折り返し電話をかけるタイミングです。
電話を受けてそれほど時間が経っていない時に折り返し電話をかけることができるような状況ならすぐに電話をかけても大丈夫です。しかし、電話を受けてからかなり時間が経っているような場合は注意が必要です。

その時間が午前中の早い時間の場合、業務開始してすぐの時間帯は何かと忙しくしていることが多く、相手の迷惑になってしまうかもしれませんので少し遅れて電話をかけた方がよいでしょう。
また、お昼の12時から13時までぐらいであれば相手もお昼休みで食事に出られているかもしれないのでその時間も電話をかけるのは避けた方がよいでしょう。
さらに夕方の終業時間間際の場合も電話は避けましょう。その時間は相手も忙しくしていることが多く、もしかして相手に残業させてしまうかもしれません。そのような場合は翌日に電話するようにしましょう。

次に注意しなければならないのは基本的に折り返しは電話で行うようにするということです。
中には折り返しの返事をEメールだけで済ます人もいるかもしれません。しかしメールでのみ返事して電話をかけずにいると電話をかけてきた人は自分が軽んじられているように感じてしまうかもしれません。
相手がメールでの返事を希望しているような場合を除き、折り返しの返事は電話で行うようにしましょう。


株式会社アイ・エム・エスの電話代行サービスは、受付窓口にとどまらず、あらゆるニーズに応え、クライアント企業の経営に大きく貢献する大切な使命と支援を作り上げています。業務の効率化のために電話代行サービスを利用したいとお考えの方、東京・大阪でオフィスを構えたい方や営業所・支店を開設するための準備室をお探しの方、はぜひお気軽に当社にお問い合わせください。

電話応対による顧客のフォローは重要2017年05月25日

自社の製品やサービスについて不明点などある場合に顧客からの質問や意見に応えるためのカスタマーサービスは多くの企業で用意されていることと思います。しかし、中にはカスタマーサービスが無かったり、あったとしてもお粗末な対応しかできないような会社もかなりあるようです。

そもそもカスタマーサービスが必要かという疑問もあるかもしれませんが、製品やサービスを購入したユーザーはカスタマーサービスが無くて困ったり、カスタマーサービスはあるが対応が悪かったり使いにくかったりして疑問を解消できなかったといった経験をしている場合が結構あるようです。

インターネット通販で商品を購入したがなかなか商品が届かなかったり、購入した商品を使おうとして説明書を読んだがそれでも使い方が分からなかったり、電話で問い合わせてみたがなかなかつながらなかったり、返答までに時間がかかりすぎたりといったことを経験した人はかなり多くいらっしゃるようなので、顧客の問い合わせに迅速かつ丁寧に答えられるカスタマーサービスの存在は製品やサービスを販売している企業にとってやはり必要であると考えれらます。

また、カスタマーサービスはあるがメールのみという企業も多く存在します。メールだと時間を気にせず問い合わせられますし、口頭ではわかりづらいような内容も正しく伝えることができるのでよく利用されています。
しかしメールだと返答が遅くなるというデメリットもあり、今すぐ回答が必要なユーザーにとっては使いづらい方法ではあります。

そうなるとやはり電話応対ができるカスタマーサービスは必要といえるでしょう。
もちろん専門のスタッフを雇う余裕がなく、電話応対の教育も満足にできないという企業もあることと思いますが、そんな時こそ電話代行サービスを利用するというのも有効な手段の一つと言えます。

オペレーターの水準に注意!2017年05月08日

多くの電話代行会社の広告などをみると、「プロのオペレーターが対応します」というような文言をよく見かけます。これを見て導入を決めたという方もいらっしゃるのではないでしょうか。確かに自社の大事な顧客等との電話応対を任せるわけですからいい加減な対応をされては困ります。このような文言をうたっている以上オペレーターの質は高いのだろうと判断してしまうかもしれません。

しかしこのような文言には注意が必要です。なぜなら一口にプロといってもその基準はあいまいで、各電話代行会社が独自に決めているからです。採用時に教育を行い一定期間業務を行えば、正社員だろうとアルバイトだろうとプロのオペレーターとされることがあるのです。

採用時に一定の教育を行い、そのあとのフォローは一切行わなかったり、少人数のアルバイトでいつも業務を行っていたりする業者も中にはあります。そうなるとオペレーターが長続きせず、いつまでも質が向上しないということも考えられます。

大事な電話応対を任せる以上、きちんと教育されたオペレーターが業務を行っている業者を選びたいものです。

株式会社アイ・エム・エスでは電話応対を行うオペレーターは基本的には正社員、及び準社員になります。彼らは一定の研修期間後にオペレーターとして受電業務を行い、その後も定期的にフォロー研修を行うことで品質の維持・向上に努めていますので安心してお任せください。


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無料お試しサービスでチェックしたいこと2017年04月19日

自社の電話応対を外部の業者に任せる電話代行サービスは業務の効率化や経費削減につながるというメリットがあると同時に、応対がお粗末だったりすると評判が悪くなったり既存顧客が離れていってしまうなどかえってマイナスの結果になってしまう危険があります。

そこで、電話代行サービスを導入する際は料金などの他にも、サービスの質などをチェックするために本格導入の前に無料お試しサービスを利用してきちんとした応対をしてくれる業者か否かをしっかりと見極めましょう。

無料お試しサービスでチェックすべきことはいくつかありますが、まず大事なのは電話応対の質です。これが悪ければもうその業者に見切りをつけて他の業者を探すべきでしょう。
チェックする場合は顧客を装って電話をかけ、オペレーターが自社名で応対し、用件を聞くなどマニュアル通りにきっちりと応対するかどうか調べるのがよいでしょう。

あと、電話があった後にクライアントへの連絡がスムーズに行われているか、業務に関係ない営業電話などをきちんと断っているかなども重要なのでしっかりとチェックするようにしましょう。

株式会社アイ・エム・エスではスタンダードなプランを1週間無料で試すことができるサービスを実施しています。お申し込みがあれば即日開始することができるので、すぐにサービスの品質や利便性を確認することができます。


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契約前に無料お試しサービスを利用しましょう。2017年04月11日

電話代行サービスは自社の電話応対を外注することであり、業務の効率化や経費削減につながるというメリットがありますが、同時に注意しなければならない点も存在します。それは電話を掛けてくる人は相手のことを電話代行サービスの依頼元の会社だと認識していて、別の業者だとは思わないということです。電話応対は会社と顧客との窓口ともなりうるものであり、お粗末な応対をしてしまうとその会社に悪い印象を持たせてしまう危険があるのです。

また、電話代行サービスは様々なプランがあり、またオプションも数多く用意されている場合があります。実際にサービスを利用してみて、無駄だと分かるサービスやオプションがあるかもしれません。

サービス開始後に後悔しないためにオススメしたいのが無料お試しサービスです。
無料お試しサービスは多くの電話代行業者で用意されていますので、サービス内容や料金などに納得したとしても即座に契約はせず、まず無料お試しサービスを利用してみて問題が無いかどうかをチェックしておきましょう。

その際チェックしておいたほうがよいのが、まず電話がかかってきた際の対応の仕方です。きちんと指定通りの対応をしているか、言葉遣いはどうかなどオペレーターの品質をしっかりチェックしておきましょう。
また、電話があった場合のクライアントへの連絡などが正しく、迅速に行われているかなどもチェックしておいたほうがよいでしょう。

電話代行サービスは多くのメリットがありますが、一つ間違えると会社の評判を落としてしまい、結果としてマイナスの効果を生んでしまう危険があります。
契約する際は注意して、良い業者の電話代行サービスを利用するようにしましょう。


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電話代行サービスと自動音声対応2017年04月04日

電話代行サービスを利用されるお客様は人件費や設備費、スタッフ教育に関する費用の節約というように、業務の効率化を導入の利用とされていることが多いかと思います。確かに業務の効率化のために電話代行サービスを利用することは有効な手段と言えます。しかし電話応対を他者に依頼するのであれば別の方法もあります。それが自動音声による対応です。

自動音声による電話応対は今では様々な企業で利用されています。24時間対応可能で一度に数多くの電話に対応できるので人件費の節約のみならず顧客満足度を向上させるためにも有効な手段と言えます。

しかし電話代行とは異なり有人による対応ではないために生じるデメリットもあります。

電話を掛ける側には自動音声が流れるとその電話を切って別の有人での電話応対をしてくれるところを探したり、インターネットで調べたりする人がかなりいるようです。
問い合わせの内容が複雑で自動音声では対応が困難な場合もありますし、個々の応答に時間がかかりすぎてイライラする場合もあることがその理由のようです。
また、自動音声による対応そのものに対して心がこもっていない不誠実な対応だと考え、拒否感を示す人もいるでしょう。

このようなデメリットがあるからといって電話代行サービスの方が優れているとはいえません。問題は有人か無人かではなく、応対した者の対応の仕方だからです。電話代行サービスを利用していたとしても応対するスタッフがお粗末な対応をしていては自動音声による対応と同じかそれ以上の不信感を顧客に与えてしまうかもしれないのです。

電話代行サービスと自動音声対応のどちらを導入するかはよく考えて慎重に決めた方がよいでしょう。


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電話予約を電話代行で。2017年03月21日

電話代行サービスを利用するユーザーはどのような理由で導入するのでしょうか。人件費削減、オフィス開設のコスト削減、新規顧客獲得、既存顧客のサポート等が主な理由といえるのでしょうが他に、電話予約のために電話代行サービスを導入する人もいます。

例えばコンサートや演劇などのイベントは頻繁に開催されますが、その際どうしても必要となるのがチケットの予約対応です。特に人気のイベントともなると発売直後に完売ということもありえます。イベントを成功させるためには、チケットの予約対応をしっかりと行わなければなりません。

そこで、イベントの主催者が利用するのが電話代行サービスです。チケット予約に関する電話対応は単にチケットの予約手続きのみならず、イベントの日時や場所、アクセス方法など様々な質問がなされる可能性があり、総合的な問い合わせ窓口としての機能も果たしうるのです。それらの対応を電話対応に不慣れな自社のスタッフにさせようとすると満足な対応ができず、せっかく電話を掛けてきたお客様が離れていってしまうかもしれません。

しかもチケット予約に関する電話対応が必要になるのは一定の期間のみであり、それを過ぎると必要がなくなるため、自前でスタッフや電話回線、電話機、オフィスなどを用意するよりも電話代行サービスに外注した方がはるかに安上がりになります。

このようにチケット予約のような一時的な利用についても電話代行サービスは有効な手段となりえるのです。


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電話代行サービスとコールセンター2017年03月07日

電話に関するサービスに電話代行とコールセンターとがありますが両者にはどのような違いがあるのでしょうか。
電話代行とはクライアントに代わって電話の応対を行うサービスのことで、電話秘書代行や秘書代行などと呼ばれることもあります。一方コールセンターとは顧客との電話応対を行うのが業務内容ですが、問い合わせや注文、苦情などを受けつけるのみならず、マーケティングや新規顧客の開拓なども行います。

すなわち大まかに両者の違いを説明するならば、電話代行は電話を受け付けることが主たる業務内容であり、コールセンターはそれに加えて、質問に返答したり顧客に電話を掛けたりする業務も含まれるということになります。

コールセンターはアウトバウンドにも対応してくれるのでクライアントとしては業務の負担を減らせるというメリットがありますが、利用料金が高めなのが難点です。

その点電話代行サービスならば利用料金は比較的安く、クライアントは電話を掛ける量が減るわけではありませんが電話を掛けるタイミングをコントロールすることができ、業務の効率化にはつながります。

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東京や大阪での起業はバーチャルオフィスで!2017年02月23日


どうせ起業するなら東京や大阪でやりたいとお考えの方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。しかし東京や大阪などの大都市でオフィスを構えるとなるとかなりのコストがかかってしまいます。オフィス開設のための家賃や敷金・礼金、オフィス家具やOA機器などの設備費、その他もろもろの雑費というように多大な出費を強いられます。

そのような状況で利益を出し続けていくのは極めて困難であるといえるでしょう。
そこでオススメしたいのが電話代行サービス業者の多くが提供しているバーチャルオフィスのサービスを利用することです。

バーチャルオフィスは東京や大阪などの大都市のオフィス街の住所が利用できるサービスで、電話番号が使えたり、郵便物を受け取ったり、FAXを利用出来たりします。会社のパンフレットや名刺にも所在地として記載でき、法人登記も可能なので会社の信用向上にもつながります。

この点東京・大阪等で電話代行サービスを行っている株式会社アイ・エム・エスではバーチャルオフィスと電話代行サービスがセットになったプランが用意されており、東京は丸の内から徒歩圏内にあるオフィスの住所を、大阪は府内最大のビジネス街である本町の住所を利用することができます。

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