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折り返し電話は注意して行いましょう。2017年06月01日

電話代行サービスを利用していると基本的に電話をかけてきた相手に後から折り返し電話をかけることがほとんどだと思います。電話代行サービスを利用していなくても会議中だったり移動中だったり他の電話に出ていたりして自分にかかってきた電話に出られないということはよくあることです。
その折り返し電話も注意して行わないとマナー違反になりトラブルに発展してしまう危険があります。

まず注意しなければならないのは折り返し電話をかけるタイミングです。
電話を受けてそれほど時間が経っていない時に折り返し電話をかけることができるような状況ならすぐに電話をかけても大丈夫です。しかし、電話を受けてからかなり時間が経っているような場合は注意が必要です。

その時間が午前中の早い時間の場合、業務開始してすぐの時間帯は何かと忙しくしていることが多く、相手の迷惑になってしまうかもしれませんので少し遅れて電話をかけた方がよいでしょう。
また、お昼の12時から13時までぐらいであれば相手もお昼休みで食事に出られているかもしれないのでその時間も電話をかけるのは避けた方がよいでしょう。
さらに夕方の終業時間間際の場合も電話は避けましょう。その時間は相手も忙しくしていることが多く、もしかして相手に残業させてしまうかもしれません。そのような場合は翌日に電話するようにしましょう。

次に注意しなければならないのは基本的に折り返しは電話で行うようにするということです。
中には折り返しの返事をEメールだけで済ます人もいるかもしれません。しかしメールでのみ返事して電話をかけずにいると電話をかけてきた人は自分が軽んじられているように感じてしまうかもしれません。
相手がメールでの返事を希望しているような場合を除き、折り返しの返事は電話で行うようにしましょう。


株式会社アイ・エム・エスの電話代行サービスは、受付窓口にとどまらず、あらゆるニーズに応え、クライアント企業の経営に大きく貢献する大切な使命と支援を作り上げています。業務の効率化のために電話代行サービスを利用したいとお考えの方、東京・大阪でオフィスを構えたい方や営業所・支店を開設するための準備室をお探しの方、はぜひお気軽に当社にお問い合わせください。

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