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折り返し電話をかける際に気を付けること。2017年06月08日

前回折り返し電話をかける時間帯についての注意点をお話ししました。今回は実際に折り返し電話をかける際に気を付けなければならないことについてお話していこうと思います。

折り返し電話をかける相手方は自分に用があって電話してきた人なのでくだけた話し方をしてしまう人もいるかもしれませんが、この場合も言葉遣いなどは相手に失礼のないように注意しましょう。相手が自分の知っている人であろうと知らない人であろうときちんと自分の名を名乗り、電話に出られなかったことを謝罪して用件を聞くようにしましょう。

そして折り返し電話をかけたが相手が不在だった場合、もしかしたら相手がクライアントや目上の人物である可能性もありますのでなるべく向こうに更なる折り返し電話をかけてもらうのではなく、都合のいい時間帯を聞いて事後に再度自分から電話をかけ直すようにするべきです。

ただ急ぎの用件の場合は迅速に連絡を取る必要がありますので相手に電話してもらうように依頼するようにしましょう。

また、自分に電話がかかってきた際、電話を受けた人が用件を聞いている場合があります。このような場合は相手がどういった用件で電話してきたのかあらかじめ知ることができますので折り返しの電話をかける前に調査するなり資料を揃えるなりしてその用件に応えるための準備をしておきましょう。

折り返し電話は早くかけ直せばよいというものではなくタイミングや気遣いが大切です。相手に失礼のないよう気を配りつつ落ち着いて電話するようにしましょう。


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